O que é um software de facilities?
Software de facilities é o sistema que organiza os serviços prestados dentro dos imóveis de clientes: manutenção predial, limpeza, conservação e rotinas operacionais. Ele cadastra contratos, sites e ambientes, programa as rotinas recorrentes, recebe os chamados dos ocupantes, controla o SLA de cada contrato e transforma o serviço executado em medição para faturamento.
Quem usa é a empresa prestadora de facilities e a área de facilities de grupos com muitos imóveis. A parte técnica da manutenção está no pilar de software de manutenção; a organização das equipes, no pilar de gestão de equipes externas. Esta página trata do que é próprio de facilities: vários contratos, vários sites e a medição que paga a conta.
Quais são os problemas mais comuns em uma operação de facilities?
Os mais comuns são medição mensal fechada na mão a partir de planilhas dos supervisores, rotina que não tem prova de execução, SLA diferente em cada contrato controlado de cabeça, chamados dos ocupantes chegando por vários canais, terceirizados que não seguem o mesmo padrão de relatório e falta de custo por site para negociar a renovação.
Como organizar a operação de facilities com vários contratos?
Organize em hierarquia: cliente, contrato, site, prédio, andar e ambiente. Em cada contrato, defina escopo, rotinas recorrentes, SLA por tipo de chamado e o que é serviço extra. As rotinas geram ordens de serviço automaticamente, os chamados dos ocupantes entram com prioridade, e tudo que é executado fica ligado ao contrato para a medição.
Como medir o serviço de facilities para faturar o contrato?
Meça cada tipo de serviço pela unidade que o contrato usa e guarde a evidência no momento da execução. Rotina preventiva se mede por executado contra previsto; corretiva, por chamado atendido no prazo; limpeza, por ambiente ou posto; extra, por item aprovado antes. Se a evidência nasce na ordem de serviço, o boletim de medição sai do sistema, não de planilha.
Como medir cada tipo de serviço de facilities
| Tipo de serviço | Unidade de medição comum | Evidência que sustenta a medição | Onde costuma dar problema |
|---|---|---|---|
| Manutenção preventiva predial | Rotinas executadas contra previstas no período | OS com checklist, foto e horário por ativo | Rotina pulada sem registro vira desconto na medição |
| Manutenção corretiva | Chamados atendidos, dentro e fora do prazo | Horário de abertura, chegada e encerramento | Cliente e prestador medindo o SLA de formas diferentes |
| Limpeza e conservação | Posto, ambiente ou frequência contratada | Checklist por ambiente com leitura de QR Code | Ronda feita sem prova de passagem |
| Equipe residente | Posto por mês e tarefas do período | Tarefas do dia registradas no app | Trabalho do residente invisível para o cliente |
| Serviço extra | Item ou hora, com aprovação prévia | Aprovação do cliente registrada antes da execução | Extra executado e esquecido na medição |
| Serviço de terceirizado | Conforme o contrato com o subcontratado | Mesma OS e mesmo checklist da equipe própria | Relatório em formato próprio, sem ligação com o site |
Para montar o documento com o cliente, veja o modelo de contrato de prestação de serviço e o modelo de relatório de manutenção.
Funcionalidades aplicadas a facilities
O que a operação de facilities usa no dia a dia, com o nome que o mercado usa.
Do pedido do ocupante ao relatório do site
O que muda quando a medição sai da execução
Na prática, estes são os ganhos que operações de serviço tipicamente alcançam com a Auvo, nos pontos que mais pesam em contratos de facilities.
Valores referenciais variam conforme volume, disciplina do processo e nível de maturidade da operação.
Quando a operação de facilities pede o Auvo OPS?
Quando o contrato envolve muitos sites, SLA com multa, ativos críticos e equipes próprias e terceirizadas trabalhando juntas. O Auvo OPS é o software CMMS da Auvo para essas operações: triagem de chamados, políticas de SLA por contrato, despacho entre equipes, conformidade e indicadores por site, com implantação assistida.
- Hospitais, shoppings, redes de varejo e grandes corporativos com dezenas de sites
- Contrato com indicador de disponibilidade e multa por descumprimento
- Parceiros e subcontratados despachados pelo mesmo painel
- O Jonas IA, disponível no Auvo OPS, orquestra as soluções da Auvo: lê a operação, o manual e a foto do checklist e sugere o próximo passo. Conheça o Jonas IA.
BHClean: de operação manual à gestão escalável
No vídeo, a BHClean conta como deixou uma operação controlada de forma manual e passou a uma gestão que acompanha o crescimento.
Auvo Service ou Auvo OPS para facilities?
A régua é o número de sites, o peso do SLA no contrato e quantas equipes diferentes trabalham juntas.
Para prestadoras de facilities com equipe própria, contratos recorrentes e medição mensal por cliente.
- Rotinas, chamados e medição no mesmo sistema
- App único para residente e volante
- Relatório mensal por cliente e por site
Para operações com muitos sites, ativos críticos, SLA com multa e equipes próprias e terceirizadas no mesmo fluxo.
- Triagem de chamados e políticas de SLA
- Despacho entre equipes e parceiros
- Jonas IA disponível
O que empresas de facilities perguntam
Veja a sua medição sair da execução, não da planilha.
Em uma demonstração, montamos um contrato com dois sites, rotinas e SLA, e mostramos o boletim de medição do período.
Principais pontos
- Cliente, contrato, site, prédio e ambiente organizados em hierarquia, com o ativo no lugar certo.
- Rotinas de manutenção predial, limpeza e ronda gerando ordens de serviço sozinhas.
- Chamado do ocupante por link ou QR Code, com triagem e SLA do contrato.
- Equipe própria e terceirizada entregando a mesma evidência de execução.
- Medição e relatório por cliente saindo do que foi executado. Operações complexas no Auvo OPS.