Software SRM para la gestión de proveedores y prestadores de servicios tercerizados

¿Cuáles son las principales funciones de un software SRM?

Un software SRM tiene cuatro funciones principales: homologación y registro de proveedores, gestión documental y de compliance, evaluación del desempeño por indicadores (plazo, calidad y SLA) y mitigación de riesgos en la cadena de suministro. A continuación, cada función explicada y lo que hace Auvo OPS en cada una cuando el proveedor es un prestador de servicios de mantenimiento.

01

Homologación y registro del proveedor

En el SRM, homologar es decidir si el proveedor puede trabajar para la empresa y registrar lo que está habilitado para hacer. La meta es aprobar nuevos socios más rápido, sin perder el criterio.

En Auvo OPS

• El proveedor tercerizado se registra con la misma estructura que el equipo propio: región de actuación, sitios que atiende y cartera de órdenes.
• Las habilidades y certificaciones de cada técnico quedan en el registro, con fecha de vencimiento.
• La función y los permisos por módulo definen qué ve y qué hace cada persona, y qué sitios puede ver.
• El servicio que exige certificación solo se asigna a quien tiene la habilitación vigente. Mira equipos y turnos.

Registro de quien ejecuta: función, permisos por módulo, sitios visibles y habilidades y certificaciones.

02

Gestión documental y compliance

La función documental del SRM sigue certificados, contratos, vencimientos y requisitos legales del proveedor, para que nadie descubra un documento vencido el día de la auditoría.

En Auvo OPS

• Certificación con fecha de vencimiento y alerta antes de que venza, señalada antes de publicar los turnos.
• Panel de cumplimiento por norma y estándar aplicable (como seguridad eléctrica, recipientes a presión o calidad del aire), con no conformidades abiertas, responsable y plazo.
• Documentos con vencimiento próximo, como la calibración de un equipo, y registro de auditoría con quién hizo qué y cuándo.
• Contratos de mantenimiento registrados, con la política de SLA de cada uno. Documento, manual y garantía quedan adjuntos al equipo.

Cumplimiento: estado por norma, no conformidades con responsable y plazo, documentos por vencer y registro de auditoría.

03

Evaluación del desempeño (KPI)

Evaluar al proveedor es medir plazo de entrega, calidad y cumplimiento del SLA con datos, no con impresiones. En un servicio de mantenimiento, la entrega es la orden de trabajo cerrada.

En Auvo OPS

• Política de SLA por contrato y prioridad, con plazo de respuesta y de resolución e incumplimientos de los últimos 30 días.
• MTTR, MTBF, cumplimiento del SLA, costo por orden de trabajo y causas raíz calculados a partir de la propia ejecución, con filtro por sitio, categoría y técnico.
• Los tercerizados ejecutan en el mismo flujo y entregan la misma evidencia que se exige al equipo propio, lo que hace comparable el desempeño: plazo, evidencia y retrabajo, por sede, contrato y proveedor.
• Calidad comprobada en la orden de trabajo: checklist por tipo de servicio, foto obligatoria donde el checklist la exige, medición y firma. Mira inteligencia e indicadores.

Análisis: cumplimiento del SLA, MTTR, costo por orden de trabajo, causas raíz y ranking por técnico, con exportación en PDF.

04

Mitigación de riesgos

Mitigar riesgos es ver los cuellos de botella y las vulnerabilidades antes de que se conviertan en una parada: el proveedor que se atrasa, el técnico sin habilitación, el contrato que no se cumple.

En Auvo OPS

• SLA en riesgo señalado durante el día, con escalamiento registrado: a quién se notificó y cuándo.
• Habilitación por vencer avisada antes de armar los turnos, para no enviar a un técnico sin certificación a un servicio que la exige.
• Backlog por antigüedad con responsable identificado, órdenes de trabajo atrasadas y SLA en riesgo en el panel del día.
• Historial conservado por activo aunque cambie el equipo o el proveedor: quien llega después sabe lo que se hizo.

Panel del día: órdenes de trabajo atrasadas, SLA en riesgo y tickets esperando clasificación, con los preventivos al lado.

¿Cómo funciona la gestión de proveedores tercerizados en Auvo OPS?

El ticket entra por portal, correo, WhatsApp, teléfono o código QR del activo; la clasificación aplica contrato, criticidad y plazo, y el despacho envía la orden de trabajo al equipo propio o al proveedor habilitado. El tercerizado ejecuta con checklist, foto y firma, y el cumplimiento del SLA se contabiliza por contrato y por sede.

La clasificación, el despacho y el SLA están detallados en operaciones de servicio. Proveedor y contratante pueden trabajar en el mismo workspace de Auvo OPS, y el proveedor recibe la orden de trabajo en el celular, con la app funcionando sin señal.

Planilla y correo o software: ¿qué cambia en la gestión de proveedores?

Con planilla y correo, el registro del proveedor, el plazo del contrato y la prueba del servicio quedan dispersos, y el desempeño solo aparece al cierre del mes. Con Auvo OPS, habilitación, ticket, SLA, evidencia e indicador quedan en el mismo registro, y el tercerizado se mide como el equipo propio.

Qué cambia cuando el tercerizado entra en el mismo flujo

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