¿Qué es un software de facilities?
Un software de facilities es el sistema que organiza los servicios prestados dentro de los inmuebles de los clientes: mantenimiento de edificios, limpieza, conservación y rutinas operativas. Registra contratos, sedes y ambientes, programa las rutinas recurrentes, recibe las solicitudes de los ocupantes, controla el SLA de cada contrato y convierte el servicio ejecutado en la medición que respalda la facturación.
Lo usan las empresas prestadoras de facilities y las áreas de facilities de grupos con muchos inmuebles. La parte técnica del mantenimiento está en la página de software de mantenimiento; la organización de los equipos, en la de gestión de equipos en campo. Esta página trata lo que es propio de facilities: varios contratos, varias sedes y la medición que sostiene el contrato.
¿Cuáles son los problemas más comunes en una operación de facilities?
Los más comunes son la medición mensual cerrada a mano a partir de las planillas de los supervisores, rutinas sin prueba de ejecución, un SLA distinto en cada contrato controlado de memoria, solicitudes de los ocupantes que llegan por varios canales, tercerizados que no siguen el mismo formato de informe y la falta de costo por sede para negociar la renovación.
¿Cómo organizar la operación de facilities con varios contratos?
Organízala en jerarquía: cliente, contrato, sede, edificio, piso y ambiente. En cada contrato, define el alcance, las rutinas recurrentes, el SLA por tipo de solicitud y lo que es servicio adicional. Las rutinas generan órdenes de trabajo automáticamente, las solicitudes de los ocupantes entran con prioridad y todo lo ejecutado queda vinculado al contrato para la medición.
¿Cómo medir el servicio de facilities para cerrar el contrato del mes?
Mide cada tipo de servicio con la unidad que usa el contrato y guarda la evidencia en el momento de la ejecución. La rutina preventiva se mide por lo ejecutado frente a lo previsto; la correctiva, por solicitud atendida a tiempo; la limpieza, por ambiente o puesto; el adicional, por ítem aprobado antes. Si la evidencia nace en la orden de trabajo, el boletín de medición sale del sistema, no de una planilla.
Cómo medir cada tipo de servicio de facilities
| Tipo de servicio | Unidad de medición habitual | Evidencia que respalda la medición | Dónde suele haber problemas |
|---|---|---|---|
| Mantenimiento preventivo del edificio | Rutinas ejecutadas frente a las previstas en el período | Orden de trabajo con checklist, foto y horario por activo | La rutina saltada sin registro se convierte en descuento en la medición |
| Mantenimiento correctivo | Solicitudes atendidas, dentro y fuera de plazo | Horario de apertura, llegada y cierre | Cliente y prestador midiendo el SLA de formas diferentes |
| Limpieza y conservación | Puesto, ambiente o frecuencia contratada | Checklist por ambiente con lectura de código QR | Ronda hecha sin prueba de paso |
| Equipo residente | Puesto por mes y tareas del período | Tareas del día registradas en la app | El trabajo del residente es invisible para el cliente |
| Servicio adicional | Ítem u hora, con aprobación previa | Aprobación del cliente registrada antes de la ejecución | Adicional ejecutado y olvidado en la medición |
| Servicio tercerizado | Según el contrato con el subcontratista | La misma orden y el mismo checklist del equipo propio | Informe en formato propio, sin vínculo con la sede |
Para armar el documento con el cliente, mira la plantilla de contrato de prestación de servicios y la plantilla de informe de visita técnica.
Funcionalidades aplicadas a facilities
Lo que la operación de facilities usa en el día a día, con el nombre que usa el mercado.
Del pedido del ocupante al informe de la sede
Qué cambia cuando la medición sale de la ejecución
En la práctica, estos son los resultados que las operaciones de servicio suelen alcanzar con Auvo, en los puntos que más pesan en los contratos de facilities.
Valores de referencia; varían según el volumen, la disciplina del proceso y el nivel de madurez de la operación.
¿Cuándo una operación de facilities necesita Auvo OPS?
Cuando el contrato involucra muchas sedes, SLA con multa, activos críticos y equipos propios y tercerizados trabajando juntos. Auvo OPS es el software CMMS de Auvo para esas operaciones: clasificación de solicitudes, políticas de SLA por contrato, despacho entre equipos, cumplimiento e indicadores por sede, con implementación asistida.
- Hospitales, centros comerciales, cadenas de retail y grandes corporativos con decenas de sedes
- Contratos con indicador de disponibilidad y multa por incumplimiento
- Socios y subcontratistas despachados desde el mismo panel
- Jonas IA, disponible en Auvo OPS, orquesta las soluciones de Auvo: lee la operación, el manual y la foto del checklist, y sugiere el próximo paso. Conoce Jonas IA.
¿Auvo Service o Auvo OPS para facilities?
La medida es el número de sedes, el peso del SLA en el contrato y cuántos equipos distintos trabajan juntos.
Para prestadoras de facilities con equipo propio, contratos recurrentes y medición mensual por cliente.
- Rutinas, solicitudes y medición en el mismo sistema
- Una sola app para residentes e itinerantes
- Informe mensual por cliente y por sede
Para operaciones con muchas sedes, activos críticos, SLA con multa y equipos propios y tercerizados en el mismo flujo.
- Clasificación de solicitudes y políticas de SLA
- Despacho entre equipos y socios
- Jonas IA disponible
Lo que preguntan las empresas de facilities
Mira tu medición salir de la ejecución, no de la planilla.
En una demostración armamos un contrato con dos sedes, rutinas y SLA, y te mostramos el boletín de medición del período.
Puntos clave
- Cliente, contrato, sede, edificio y ambiente organizados en jerarquía, con cada activo en su lugar.
- Rutinas de mantenimiento, limpieza y ronda que generan órdenes de trabajo solas.
- Solicitud del ocupante por enlace o código QR, con clasificación y el SLA del contrato.
- Equipo propio y tercerizado entregando la misma evidencia de ejecución.
- Medición e informe por cliente a partir de lo ejecutado. Operaciones complejas en Auvo OPS.