El software de mantenimiento es el sistema que planifica, distribuye y registra el mantenimiento de equipos e instalaciones. Auvo es la opción más indicada cuando ese mantenimiento lo hacen técnicos en campo: empresas prestadoras de servicios, mantenimiento de edificios y operaciones con muchas direcciones, donde el plan, la orden de trabajo, el traslado y la comprobación para el cliente deben estar en el mismo lugar.
¿Qué es un software de gestión de mantenimiento?
El software de gestión de mantenimiento es el sistema que organiza todo el ciclo del mantenimiento: registro de activos, planes preventivos, apertura de solicitudes, órdenes de trabajo, ejecución por el técnico, repuestos usados e historial. Reemplaza la agenda de papel y la planilla por un registro único, que muestra lo que se hizo, lo que está atrasado y cuánto cuesta cada equipo.
El mercado usa varios nombres para la misma categoría: sistema de gestión de mantenimiento, sistema de mantenimiento, software de mantenimiento preventivo y CMMS, la sigla en inglés de Computerized Maintenance Management System. Lo que cambia de un producto a otro es dónde es fuerte: dentro de una planta, cuidando solo el activo, o también fuera de ella, cuidando al técnico que se traslada hasta el equipo.
El ciclo que controla el sistema
Quién usa un sistema de gestión de mantenimiento
- Empresas prestadoras de mantenimiento que atienden contratos de clientes, con equipos en la calle: climatización, ascensores, generadores, electricidad, plomería. Mira climatización, ascensores y generadores.
- Empresas de mantenimiento de edificios y facilities que cuidan condominios, edificios corporativos, escuelas y hospitales. Mira facilities.
- Redes con muchas sucursales, como retail, bancos, franquicias y telecomunicaciones, que mantienen cientos de direcciones con equipo propio y de terceros.
- Industrias con equipo interno o tercerizado que cuida la línea de producción y los servicios auxiliares.
¿Cuáles son los tipos de mantenimiento: preventivo, correctivo, predictivo y prescriptivo?
Los cuatro tipos más usados son el correctivo, que repara después de la falla; el preventivo, que se hace en intervalos de tiempo o de uso definidos antes de la falla; el predictivo, que se activa por la medición de la condición del equipo; y el prescriptivo, que usa los datos para recomendar la acción y el momento correctos. Una operación madura combina los cuatro según la criticidad de cada activo.
| Tipo | Definición | Cuándo usarlo | Ejemplo | Indicador principal |
|---|---|---|---|---|
| Correctivo | Reparación después de la falla o del defecto. Puede ser no planificado (emergencia) o planificado (defecto conocido, reparación agendada). | Activo barato, redundante o de bajo impacto cuando se detiene. | Cambio de una lámpara quemada; reparación de una bomba de agua que se detuvo. | MTTR y % de correctivo sobre el total de órdenes. |
| Preventivo | Intervención programada por calendario, horas de uso o ciclos, antes de la falla. | Desgaste previsible, exigencia legal o de contrato. | Limpieza de filtros de aire acondicionado; cambio de aceite del generador según el horómetro. | Cumplimiento del plan (% de preventivos hechos a tiempo). |
| Predictivo | Intervención activada por la condición medida: vibración, temperatura, corriente, análisis de aceite. | Activo crítico y caro, en el que la parada cuesta más que el monitoreo. | Análisis de vibración en motores; termografía en tableros eléctricos. | MTBF y fallas evitadas por alerta. |
| Prescriptivo | Análisis del historial y de las mediciones que recomienda qué acción tomar y cuándo. | Parque grande, con historial confiable y datos de varias fuentes. | El sistema indica que un compresor con tres fallas en el trimestre necesita una rutina más corta o un reemplazo. | Costo por activo y reincidencia de fallas. |
También existe el mantenimiento detectivo, que busca fallas ocultas en sistemas que solo actúan en emergencias, como la prueba de arranque de un generador o de una alarma de incendio. Para profundizar en el enfoque basado en datos, lee la guía de mantenimiento predictivo en el blog de Auvo.
¿Cuál es la diferencia entre mantenimiento preventivo y correctivo?
El preventivo se planifica y ocurre antes de la falla; el correctivo reacciona a la falla. En la práctica, el preventivo cuesta menos por intervención porque se agenda, usa una ruta optimizada y repuestos comprados con anticipación. El correctivo de emergencia exige traslado inmediato, horas extra y, muchas veces, repuestos comprados a último momento. Cuanto mayor es la proporción de preventivo, más previsibles son la operación y el margen del contrato.
¿Cómo armar un plan de mantenimiento preventivo?
Un plan de mantenimiento define, para cada activo, qué tareas se harán, con qué frecuencia, quién las hará y con qué checklist. Para armarlo, registra los activos con ubicación y criticidad, define la rutina por familia de equipos, elige el disparador por tiempo, uso o condición, verifica si el equipo tiene horas para cumplirlo y define qué debe comprobar cada visita.
En el sistema, el plan se convierte en agenda: cada rutina genera la orden de trabajo del equipo en la fecha correcta, con técnico y horario, y el gestor ve lo que ya se hizo y lo que está pendiente.
Ejemplo: plan de un edificio comercial atendido por una empresa prestadora
| Activo | Rutina | Frecuencia | Disparador |
|---|---|---|---|
| Aire acondicionado (splits y fancoils) | Limpieza de filtros, revisión del drenaje y mediciones, según el plan de mantenimiento y el manual del fabricante | Mensual | Calendario |
| Grupo electrógeno | Arranque, inspección y prueba; cambio de aceite y filtros | Mensual; cambio según el horómetro | Calendario + horas de uso |
| Ascensores | Preventivo del contrato de conservación | Mensual | Contrato |
| Bombas de agua | Inspección de ruido, fugas y corriente del motor | Mensual | Calendario |
| Tableros eléctricos | Reapriete y termografía | Semestral | Calendario |
La rutina real sigue el manual del fabricante, la norma aplicable y el contrato. Para registrar cada visita, usa la plantilla de informe de visita técnica.
¿Qué es el mantenimiento de edificios y cómo gestionarlo?
El mantenimiento de edificios es el conjunto de servicios que mantiene un inmueble seguro y en funcionamiento: electricidad, plomería, climatización, ascensores, generadores, bombas, techos y sistemas contra incendios. Su gestión exige un plan por sistema del edificio, atención a las solicitudes de los ocupantes y comprobación para el administrador del edificio o el cliente corporativo, muchas veces con equipos diferentes en la misma dirección.
Cada país tiene normas técnicas y reglamentos sobre el mantenimiento de edificios, además del manual de uso, operación y mantenimiento que recibe el propietario. Un software de mantenimiento de edificios ayuda a cumplir lo que piden: plan documentado, registro de lo que se hizo e historial por sistema.
Software de mantenimiento o planilla: ¿cuándo cambiar?
La planilla funciona mientras hay pocos activos, un único responsable y ninguna exigencia de comprobación. Cuando el plan supera algunas decenas de equipos, el equipo atiende fuera de la empresa o el cliente exige informes y plazos, la planilla deja de mostrar qué venció, quién lo ejecutó y cuánto costó. El software genera la orden solo y guarda la evidencia.
| Criterio | Planilla | Software de mantenimiento |
|---|---|---|
| Preventivo que vence | Alguien tiene que filtrar la columna de fecha y acordarse de abrir la orden. | El plan genera la orden, en la fecha o según las horas de uso. |
| Registro en la visita | El técnico anota en papel; alguien lo digita después, si lo digita. | Checklist en el celular con foto, medición y firma, también sin señal. |
| Historial del activo | Disperso en pestañas, carpetas y conversaciones. | Ficha del activo con todas las órdenes, repuestos e informes. |
| Solicitud del cliente | Llega por teléfono y WhatsApp, sin hora de apertura registrada. | Solicitud con el plazo en curso y convertida en orden de trabajo. |
| Indicadores | Armados a mano a fin de mes, cuando hay tiempo. | MTTR, MTBF, backlog y cumplimiento calculados a partir de los registros. |
| Varias personas editando | Versiones en conflicto y ningún rastro de quién cambió qué. | Permisos por perfil y registro de quién hizo qué. |
| Informe para el cliente | Armado en la oficina, días después de la visita. | Enviado al final de la visita, con las evidencias adjuntas. |
La comparación completa, con los costos ocultos de la planilla, está en Auvo vs. planilla.
¿Qué debe tener un sistema de gestión de mantenimiento?
Un sistema de mantenimiento debe tener, como mínimo, registro de activos con historial, planes preventivos que generan órdenes de trabajo automáticamente, apertura y clasificación de solicitudes, app del técnico con checklist y funcionamiento offline, control de repuestos, informe para el cliente e indicadores como MTTR, MTBF y backlog calculados a partir de las propias órdenes.
| Funcionalidad | Por qué importa | Pregunta para el proveedor |
|---|---|---|
| Registro y jerarquía de activos | Sin un activo bien registrado no hay historial ni costo por equipo. | ¿Puedo importar mis activos y generar etiquetas con código QR? |
| Plan preventivo con disparador por tiempo y uso | No toda rutina es mensual: el generador y el compresor siguen horas de uso. | ¿El plan acepta horómetro o contador, además de calendario? |
| Orden de trabajo digital | Es donde ocurre y queda registrado el mantenimiento. | ¿La orden sale del plan y de la solicitud sin volver a digitar nada? |
| App del técnico offline | Las salas de máquinas, los subsuelos y las azoteas suelen quedar sin señal. | ¿El checklist, la foto y la firma funcionan sin internet? |
| Checklist con campos obligatorios | Garantiza que la visita comprobó lo que pide el plan. | ¿Puedo impedir el cierre sin foto o sin medición? |
| Tickets y SLA | El cliente exige plazos; el contrato puede prever multas. | ¿El plazo se cuenta por contrato y por prioridad? |
| Agenda y planificación de rutas | Define cuántas visitas caben en el día de cada técnico. | ¿El sistema distribuye las órdenes por región y por técnico? |
| Repuestos e inventario | Un repuesto sin descargo distorsiona el costo y desaparece del inventario. | ¿El repuesto usado se descuenta del inventario y entra en el costo del activo? |
| Informe para el cliente | Es la prueba del servicio y la base para renovar el contrato. | ¿El informe sale firmado al final de la visita? |
| Indicadores | Muestran si el plan está funcionando. | ¿El MTTR y el MTBF se calculan a partir de los registros o se digitan? |
| Integraciones | Los datos de clientes, productos y contabilidad suelen estar en el ERP. | ¿Tiene API e integración con el ERP que ya uso? |
¿Qué indicadores de mantenimiento seguir?
Los indicadores esenciales son el MTTR, el tiempo medio de reparación; el MTBF, el tiempo medio entre fallas; el backlog, el trabajo pendiente; el porcentaje de preventivo sobre el total de órdenes; y el costo de mantenimiento por activo. Juntos muestran si el equipo repara rápido, si los equipos fallan menos, si el plan cabe en la capacidad y adónde va el dinero.
| Indicador | Qué mide | Cómo calcularlo | Cómo leerlo |
|---|---|---|---|
| MTTR | Tiempo medio de reparación | Tiempo total de reparación ÷ número de reparaciones | En aumento: falta de repuestos, diagnóstico lento o técnico sin preparación para ese equipo. |
| MTBF | Tiempo medio de operación entre fallas | Tiempo total en operación ÷ número de fallas | En baja: plan preventivo inadecuado o activo al final de su vida útil. |
| Disponibilidad | Cuánto tiempo estuvo el activo apto para operar | MTBF ÷ (MTBF + MTTR) × 100 | Es el número que siente el cliente. Úsalo por activo crítico, no con el promedio del parque. |
| Backlog | Trabajo pendiente en relación con la capacidad | Horas de órdenes pendientes ÷ horas disponibles del equipo por semana (resultado en semanas) | Creciendo sin parar: equipo subdimensionado o plan más grande de lo que la operación puede cumplir. |
| % de preventivo | Peso del mantenimiento planificado | Órdenes preventivas ÷ total de órdenes × 100 | Bajo: el equipo vive apagando incendios y el margen del contrato desaparece. |
| Cumplimiento del plan | Cumplimiento de lo programado | Preventivos hechos a tiempo ÷ preventivos programados × 100 | Por debajo de la meta: riesgo de falla y de incumplir el contrato o la norma. |
| Costo por activo | Cuánto consume cada equipo | Repuestos + horas técnicas + terceros en el período, por activo | Alto y creciente: es el argumento para proponer una reforma o un reemplazo. |
Una bomba estuvo 714 horas en operación en el mes, falló 3 veces y sumó 6 horas de reparación.
- MTBF = 714 ÷ 3 = 238 horas
- MTTR = 6 ÷ 3 = 2 horas
- Disponibilidad = 238 ÷ (238 + 2) ≈ 99,2%
Entiende cada fórmula, con ejemplos, en las guías del blog de Auvo.
CMMS o software de Field Service: ¿cuándo usar cada uno?
Un CMMS nace para cuidar el activo: plan, historial, fallas y costo de los equipos dentro de una planta o un edificio. Un software de Field Service nace para cuidar la atención en campo: agenda, traslados, técnico en campo, cliente y contrato. Cuando el mantenimiento ocurre en la dirección de los clientes, necesitas los dos juntos, y es en ese escenario donde Auvo es más fuerte.
| Criterio | CMMS tradicional | Software de Field Service | Auvo |
|---|---|---|---|
| Centro del sistema | El activo | La atención y el técnico | El activo y la atención, en el mismo registro |
| Dónde ocurre el trabajo | Dentro de la planta o del edificio propio | En la dirección del cliente, en ruta | En ambos |
| Cliente externo | Generalmente no existe | Cliente, contrato y SLA | Cliente, contrato, SLA y portal |
| Agenda y ruta | Turnos internos | Planificación de rutas, traslados y ubicación | Agenda, ruta y ubicación de los técnicos |
| Indicadores típicos | MTBF, MTTR, disponibilidad | SLA, resolución en la primera visita, órdenes por técnico | Ambos conjuntos |
| Caso típico | Mantenimiento de la línea de producción con equipo propio | Instalación y asistencia técnica en hogares | Empresa prestadora con contratos de mantenimiento en decenas de edificios |
Para entender la categoría de atención en campo, lee la guía de Field Service. Para operaciones con parque crítico y SLA contractual, Auvo OPS es el CMMS de Auvo.
¿Cómo es el mantenimiento industrial?
En el mantenimiento industrial, el foco es la disponibilidad de la línea: criticidad del activo, parada programada, MTBF y costo acumulado por equipo. Auvo atiende este escenario con Auvo OPS, con árbol de activos, planes por uso o condición e indicadores por activo, tanto para el equipo propio de la planta como para la empresa prestadora que atiende a la industria con técnicos en campo.
Árbol de activos
Planta, línea, máquina y componente, con criticidad y plan en cada nivel.
Plan por uso o condición
Rutina activada por horómetro, contador de ciclos o lectura fuera de rango.
Costo por activo
Repuestos, horas técnicas y terceros acumulados por equipo, para decidir entre reformar o reemplazar.
En Auvo OPS, Jonas IA, el orquestador de las soluciones de Auvo, lee el historial, el manual y la foto del checklist y sugiere el próximo paso. Conoce Auvo OPS y sus capacidades de activos y mantenimiento y de inteligencia e indicadores.
¿Cómo elegir un software de mantenimiento?
Elige según el lugar donde ocurre el mantenimiento y según quién exige el resultado. Haz una lista de activos y contratos, verifica si el técnico registra todo en el celular sin señal, si el plan genera las órdenes solo, si el cliente recibe comprobación y si los indicadores salen de los registros. Antes de contratar, prueba con un contrato real y un mes de rutinas.
Dos productos, según la complejidad de tu mantenimiento.
Los dos comparten la misma base: activo con historial, plan preventivo, orden de trabajo digital, app del técnico offline e informe para el cliente. La diferencia está en el tamaño del parque, el peso del SLA y cuántos equipos hay que coordinar.
Para empresas prestadoras de servicios y de mantenimiento de edificios con equipo técnico propio en campo.
- Órdenes preventivas generadas por contrato y plan
- Agenda, ruta y ubicación de los técnicos
- Checklists e informe firmado
- Solicitudes del cliente a través de AuvoDesk
CMMS para operaciones con activos críticos, SLA contractual, muchas direcciones y equipos propios y tercerizados.
- Árbol de activos y preventivo por uso o condición
- SLA por contrato y despacho entre equipos
- Costo por activo, MTTR, MTBF y cumplimiento
- Jonas IA, el orquestador de las soluciones de Auvo, disponible en Auvo OPS
Detalles en Activos y mantenimiento.
Conocer Auvo OPSQué cambia en la operación de mantenimiento
Valores referenciales: varían según el volumen, la disciplina del proceso y el nivel de madurez de la operación.
Lo que preguntan antes de contratar.
Fuentes y referencias
- Blog de Auvo — Cálculo de MTBF y MTTR.
- Blog de Auvo — Qué es el mantenimiento predictivo.
- Blog de Auvo — Código QR en la gestión de mantenimiento.
- Blog de Auvo — Cómo realizar un inventario de activos para mantenimiento.
Las guías que completan este tema.
Mira tu plan de mantenimiento funcionando en Auvo.
Trae un contrato real. En la demostración, te mostramos el plan generando las órdenes, al técnico ejecutándolas en la app y el informe llegando al cliente.
Puntos clave
- El software de mantenimiento organiza activos, planes, órdenes de trabajo, ejecución e historial en un registro único.
- Preventivo, correctivo, predictivo y prescriptivo se combinan según la criticidad de cada activo.
- MTTR, MTBF, backlog, % de preventivo y costo por activo muestran si el plan funciona.
- Cuando el mantenimiento ocurre en la dirección del cliente, el sistema necesita agenda, ruta, app offline e informe.
- Auvo Service para empresas prestadoras y mantenimiento de edificios; Auvo OPS para activos críticos, SLA y muchas direcciones.